Lecciones de liderazgo para liderazgo
ANÁLISIS
Cuando terminamos nuestra labor en forma definitiva, cuando cumplimos un ciclo o cuando sentimos que debemos dar un paso al costado ya sea para cambiar de escenario o para movernos geográficamente, siempre es recomendable hacer un acta de entrega de nuestro cargo para complementar la inducción, dejar precedentes o simplemente formar a la gente que viene.
Esto es muy fácil decirlo y normalmente la gente lo hace por ser un proceso natural de orden en las compañías, en las iglesias o ministerios, pero no siempre sale bien.
Desafortunadamente con mucha frecuencia nos encontramos con líderes que no hacen una entrega adecuada de su posición, cargo o labor argumentando diferentes disculpas desde falta de tiempo, su imprescindible presencia en el nuevo escenario, olvido, etc. aunque podría pensarse que no se hace simplemente porque no se quiere hacer.
DIAGNÓSTICO
¿Por qué ocurre esto? Sencillamente porque no hay compromiso. Cuando tenemos claro que nosotros sólo somos parte de un engranaje, que somos un miembro del equipo y no el equipo en sí mismo o la esencia del mismo,no hay demora o situación que no resolvamos por el beneficio de la organización y el equipo de trabajo.
ESTRATEGIA
Dentro del manual de cargos y funciones debería estar un punto que diga tener siempre lista el acta de entrega. Y este documento debería revisarse 2 o 3 veces en el año para tratar de mantenerlo actualizado y dado caso de una ausencia temporal o definitiva, fluya más rápido el proceso de transición.
PLAN DE ACCIÓN
Pasos a seguir para una efectiva acta de entrega
El hacer un acta de entrega contribuye a la transparencia de nuestra labor y al normal funcionamiento de la empresa o ministerio para no entorpecer las labores de la misma.
Una buena acta de entrega debería constar de:
- Tareas rutinarias y su periodicidad
- Tareas pendientes
- Documentos en proceso
- Tareas en supervisión
- Personal a cargo y sus funciones
- Documentación física. Relación y ubicación.
- Documentación electrónica. Relación y ubicación y claves de software
- Indicadores de gestión del desempeño de
- Procesos
- Personal
- Entorno
- etcétera
- Eventos programados y recursos asignados.
- Lista de sugerencias y recomendaciones.
- Muebles, enseres y útiles de oficina a cargo
- Relación de celulares y extensiones de colegas y superiores en constante comunicación
Estos son algunos pero varia con el tamaño de la iglesia, ministerio o entidad sin animo de lucro que este en el proceso de cambio de personal.
Recomendaciones finales
- Se debe hacer un documento general y el detalle en actas adjuntas
- Se entrega por escrito ante la persona que recibe y mínimo un testigo. Ideal dos.
- Se debe hacer (en lo posible) planificado. Sin traumatismos ni afanes.
CONFÍA PERO VERIFICA
El liderazgo debe entender claramente que:
- No es personal
No significa desconfianza y no debe tomarse como una alusión personal de ninguna clase.
- Formación
Nuestra labor es formar permanente y nuestro equipo debe estar enterado de la necesidad de hacer un acta de entrega en su debido momento. La cual se puede preparar tangencialmente a lo largo de nuestra operación. Recomiendo auto evaluaciones semestrales de nuestro desempeño y allí alimentar nuestra acta.
- Oportunidades
En todo momento nos llegan revelaciones, ideas. La creatividad está al alcance nuestro y debemos usar todos y cada uno de los procesos para buscar formas y medios de aportar valor a la vida de los demás, a las organizaciones y a nosotros mismos.
- Retroalimentación
Si definitivamente estas para permanecer en este cargo en forma vitalicia, no olvides que algún día te iras y de todas formas siempre los procesos son susceptibles de mejorarlos.
Siempre debemos aportar a los demás (jefes o compañeros), lo que permite crecer en el entorno en que estemos y ya sea que nuestra partida sea temporal o definitiva. Estamos llamados a estar sumando y multiplicando. No restando ni dividiendo.
CONCLUSIÓN
Ya sea que seas tu el que entrega o el que recibe, debes tener tu acta de entrega. Si eres quien se va y no la crees necesaria o “se te olvida” estas mal.
Y si eres quien llega y no te la entregan, hazla tú mismo con lo que recibas (Inicialmente no habrá nada) y poco a poco lo irás alimentando.
En ambos casos, el no hacerlo es motivo de orgullo y esas cosas no se hacen como un simple acto de fe.
Siempre recuerda la ley de oro: Haz a los demás todo lo que quieras que te hagan a ti. Mateo 7:12
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